Si vendes en Amazon FBA y necesitas presentar el Modelo 369, el VAT Transaction Report es el documento más importante que vas a manejar. Es tu fuente de verdad: contiene todas las transacciones con IVA que Amazon ha registrado para tu cuenta.
El problema es que este fichero tiene más de 100 columnas y puede contener decenas de miles de filas. Si no sabes qué columnas mirar y cómo filtrar, es fácil perderse — o peor, cometer errores que acaben en una declaración incorrecta.
En esta guía técnica te explicamos exactamente qué es el VAT Transaction Report, dónde descargarlo, qué columnas son relevantes para el 369, y los errores más comunes al interpretarlo.
Qué es el VAT Transaction Report
El VAT Transaction Report (Informe de transacciones sujetas a IVA) es un fichero que Amazon genera automáticamente con el detalle de todas las operaciones que tienen implicación fiscal. Cada fila representa una transacción: una venta, una devolución, un ajuste, una transferencia de inventario, etc.
Para cada transacción, Amazon registra información completa: quién vendió, quién compró, desde qué país se envió, a qué país llegó, qué importe se cobró, qué IVA se aplicó, bajo qué régimen fiscal se reporta, y mucho más.
Es importante entender que este informe incluye todas las transacciones, no solo las que van al Modelo 369. Incluye ventas domésticas, ventas B2B, transferencias de inventario entre almacenes, y operaciones donde Amazon actúa como marketplace. Por eso, filtrar correctamente es esencial.
El fichero se descarga en formato .txt (tabulado) o .csv, y puede abrirse en Excel, Google Sheets, o cualquier herramienta de procesamiento de datos. Para ficheros grandes (más de 50.000 filas), Excel puede ir lento — herramientas como FBAtax procesan el fichero completo sin limitaciones.
Dónde descargarlo
El path exacto en Amazon Seller Central es:
- Inicia sesión en Amazon Seller Central
- Ve a Informes en el menú principal
- Selecciona Logística de Amazon
- Haz clic en Impuestos
- Selecciona Informe de transacciones sujetas a IVA
- Elige el rango de fechas (el trimestre completo que quieres declarar)
- Descarga el fichero en formato
.txt
Importante: Amazon puede tardar entre unas horas y un par de días en generar el informe después del cierre del trimestre. No intentes descargarlo el día 1 del mes siguiente al cierre — espera al menos 3-5 días para que todas las transacciones estén consolidadas.
También es recomendable descargar el informe del año completo (enero a diciembre) en lugar de trimestre a trimestre. Así puedes verificar que no faltan transacciones entre periodos y detectar devoluciones de trimestres anteriores.
Las columnas más importantes para el 369
De las 100+ columnas del fichero, estas son las que necesitas para calcular correctamente el Modelo 369:
| Columna | Qué contiene | Para qué la necesitas |
|---|---|---|
TAX_REPORTING_SCHEME | Régimen fiscal: UNION-OSS, DOMESTIC, NON-UNION-OSS, etc. | Filtrar solo UNION-OSS para el 369 |
TRANSACTION_TYPE | SALE, REFUND, FC_TRANSFER, etc. | Separar ventas de devoluciones |
BUYER_VAT_COUNTRY_CODE | Código de país del comprador (FR, DE, IT...) | Determinar el país de destino en el 369 |
SALE_DEPART_COUNTRY | País del almacén FBA desde donde se envía | Identificar el EMID (Apartado 4 vs 6) |
TAXABLE_AMOUNT / TOTAL_ACTIVITY_VALUE_AMT_VAT_EXCL | Base imponible (importe sin IVA) | Sumar para obtener la base del 369 |
VAT_AMOUNT / TOTAL_ACTIVITY_VALUE_VAT_AMT | Cuota de IVA calculada | Sumar para obtener la cuota del 369 |
SELLER_VAT_NUMBER | NIF-IVA del vendedor para ese EMID | Verificar qué NIF-IVA usar en cada apartado |
VAT_RATE | Tipo impositivo aplicado (0.21, 0.20, 0.25...) | Verificar que el tipo es correcto para el país |
Una nota sobre la nomenclatura: Amazon ha cambiado el nombre de algunas columnas a lo largo del tiempo. Es posible que en tu fichero veas TAXABLE_AMOUNT en lugar deTOTAL_ACTIVITY_VALUE_AMT_VAT_EXCL, o viceversa. El contenido es el mismo — solo cambia el nombre de la cabecera. FBAtax reconoce automáticamente ambas versiones.
Por qué no puedes usar todas las filas
Este es probablemente el concepto más importante de toda la guía: no todas las filas del VAT Transaction Report van al Modelo 369.
El fichero incluye todos los tipos de transacciones y todos los regímenes fiscales. Para el Modelo 369, solo necesitas las filas donde:
TAX_REPORTING_SCHEME = UNION-OSSTRANSACTION_TYPEesSALEoREFUND
Todo lo demás se queda fuera del 369:
- DOMESTIC: Ventas domésticas (ES→ES, DE→DE). Van al Modelo 303 o al equivalente del país correspondiente.
- NON-UNION-OSS: Ventas a países fuera de la UE o regímenes especiales. No aplican al 369.
- FC_TRANSFER: Transferencias de inventario entre almacenes de Amazon. Pueden tener implicaciones fiscales (adquisiciones intracomunitarias), pero no se declaran en el 369.
- Filas con TAX_COLLECTION_RESPONSIBILITY = MARKETPLACE: En algunos casos, Amazon recauda y declara el IVA directamente (por ejemplo, ventas a ciertos países donde Amazon actúa como deemed supplier). Estas filas no se incluyen en tu 369.
Si no filtras correctamente, acabarás declarando importes de más o de menos. Para profundizar en este error, lee nuestra guía sobre los errores más comunes en el Modelo 369.
El problema de las devoluciones
Las devoluciones son una de las partes más confusas del VAT Transaction Report, y donde más errores se cometen. Hay dos escenarios:
Devoluciones del mismo trimestre (same-quarter)
Si un cliente compra un producto en febrero y lo devuelve en marzo, ambas transacciones caen en el Q1. En este caso, la devolución simplemente se resta de las ventas del mismo trimestre. El resultado neto es lo que declaras en el 369.
En el VAT Transaction Report, la devolución aparece como una fila con TRANSACTION_TYPE = REFUND y los importes de base imponible y cuota de IVA en negativo. Al sumar todas las filas del trimestre, las devoluciones se netean automáticamente.
Devoluciones de trimestres anteriores (cross-quarter)
Si un cliente compra en marzo (Q1) y devuelve en abril (Q2), la venta está en Q1 pero la devolución en Q2. En este caso, no puedes modificar la declaración del Q1. La devolución se declara como un importe negativo en la declaración del Q2.
Esto significa que en el Q2 puedes tener importes negativos para ciertos países si hubo más devoluciones que ventas nuevas. Es perfectamente normal y la AEAT lo acepta.
El problema surge cuando no se detectan las devoluciones cross-quarter. Si solo miras las fechas de transacción del trimestre actual, podrías estar omitiendo devoluciones que corresponden a ventas anteriores. Herramientas como FBAtax detectan y alertan automáticamente sobre devoluciones de periodos anteriores, evitando este error.
Cómo identificar devoluciones cross-quarter
En el VAT Transaction Report, compara la columna de fecha de la transacción original (la venta) con la fecha del reembolso. Si caen en trimestres diferentes, es una devolución cross-quarter. Amazon incluye una referencia al pedido original que facilita este cruce.
Cómo automatizar todo esto
Procesar manualmente un VAT Transaction Report con 30.000 o 50.000 filas es factible, pero consume horas de trabajo en Excel y está sujeto a errores humanos. Cada filtro mal aplicado, cada fila que se escapa, puede resultar en una declaración incorrecta.
FBAtax automatiza todo el proceso:
- Subes el fichero .txt directamente desde la web
- Seleccionas tus EMIDs activos y el año fiscal
- FBAtax filtra, agrupa y calcula automáticamente
- Obtienes el informe con el desglose por trimestre, país y EMID
- Descargas el fichero TXT en formato AEAT para importación directa
Todo el proceso toma menos de 60 segundos, independientemente del tamaño del fichero. Además, FBAtax incluye checks de validación automáticos: verifica que los tipos de IVA son correctos para cada país, detecta devoluciones de periodos anteriores, y alerta si hay filas que no encajan con ningún patrón esperado.
Deja que FBAtax procese tu VAT Transaction Report
Sube tu fichero .txt y obtén el Modelo 369 calculado en segundos. Primera carga gratis, sin tarjeta de crédito.
Empezar gratis →